Niekedy možno budete chcieť vytvoriť list, ktorý budete posielať mnohým rôznym ľuďom, ale chcete, aby sa určité jeho časti individualizovali pre každého adresáta: časti ako pozdrav, meno, adresa atď. V programe Word Parlance, to znamená, že by ste mali vytvoriť formulár listu, ktorý je naozaj ľahké urobiť.

Skôr ako začnete s formulármi, mali by ste sa uistiť, že už máte nastavenú databázu so všetkými poliami, ktoré chcete zahrnúť. Databáza môže byť rovnako jednoduchá ako tabuľka Excel so stĺpcami pre meno, priezvisko, adresu atď.

Program Word dokáže importovať údaje z dokumentov Excel, Access a textových dokumentov. Ak ešte nemáte databázové nastavenie, môžete ho kedykoľvek vytvoriť v programe Word, čo vám ukážem, ako to urobiť.

Vytvárajte listy vo formáte Word

Na začiatok vytvorte dokument, ktorý obsahuje štandardný text, ako je napríklad vzorový vianočný list uvedený nižšie:

Holé písmeno

Všimnite si, ako to nemá pozdrav, adresu, atď., Pretože všetky budú pridané neskôr ako polia v našom formulári. Najprv musíte kliknúť na položku Vybrať príjemcov na karte Mailing:

Vyberte Príjemcovia

Tu pridáte ľudí, ktorým bude list doručený, alebo importujete zoznam z databázového súboru.

Rozbaľovacia ponuka príjemcu

Môžete kliknúť na Typ nového zoznamu, ak chcete vytvoriť zoznam v samotnom programe Word. Ak chcete importovať, kliknite na Použiť existujúci zoznam. V tomto príklade jednoducho vypíšeme zoznam.

Zoznam adries

Poznámka: Keď uložíte zoznam príjemcov, program Word zobrazí výzvu na umiestnenie na pevnom disku, kde sa uloží údajový súbor, ktorý sa vytvorí.

Po uložení zoznamu príjemcov si všimnete, že na veľa ikon, ktoré sa nachádzajú na páse s adresou, je teraz možné kliknúť.

Ak chcete začať pridávať polia do formulára, kliknite na miesto v dokumente, čím označíte, kam chcete pole umiestniť, a potom kliknite na blok adresy.

Blok adresy

Otvorí sa dialógové okno Vložiť blok adresy.

Kliknutím na tlačidlo OK prejdete na predvolený formát. Mali by ste získať niečo, čo vyzerá takto:

Vložený blok adresy

Potom za blok adresy pridajte kláves Enter, aby ste presunuli text o jeden riadok, a potom kliknite na ikonu Riadok pozdravu:

Ikona riadku pozdravu

Otvorí sa dialógové okno Vložiť pozdrav.

slovo pozdrav line

Opäť sa vráťte k predvolenému formátu a kliknite na tlačidlo OK.

Ďalej zvýraznite, kde sa hovorí , kliknite pravým tlačidlom myši, vyberte odsek a potom začiarknite políčko vedľa položky Nepridávať medzeru medzi odsekmi rovnakého štýlu.

To spôsobí, že blok adresy bude správne spolu visieť namiesto toho, aby medzi jeho časťami bol prázdny riadok.

nepridávajte medzerník

Potom na páse s nástrojmi kliknite na ikonu Výsledky ukážky.

ukážka výsledkov

Namiesto indikátora poľa poľa adresy by ste teraz mali vidieť skutočný obsah uvedený v dokumente programu Word.

Prvý náhľad

Po dokončení ukážky ukážku vypnite kliknutím na ikonu Výsledky ukážky. Ďalej, ak chcete vidieť, ako pridať ďalšie polia, kliknite tesne za v dokumente, aby ste zistili svoju aktuálnu pozíciu, a potom kliknite na ikonu Vložiť pole zlúčenia.

Ikona poľa okamžitého zlúčenia

Mali by ste získať niečo také:

Okamžité pole

Vyberte krajinu alebo oblasť a potom kliknite na tlačidlo Vložiť.

Zlúčiť pole vložené

Ak chcete zistiť, ako vyzerá, skúste to znova kliknutím na ikonu Výsledky ukážky. Tu je môj príklad:

Ukážky pridanej krajiny

Po správnom nastavení formulára môžete robiť pokročilejšie veci, napríklad nastaviť pravidlá. Pravidlá vám umožnia zobraziť určitý text pre určitých príjemcov a skryť ho pre ostatných. Ak chcete začať, kliknite na tlačidlo Pravidlá.

pravidlá

Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka s niekoľkými možnosťami, ako napríklad Spýtať sa, Vyplniť atď.

Rozbaľovacia ponuka pravidiel

Pre náš príklad si zvoľte If ... Then ... Else, ktorý nás privedie do nasledujúceho dialógového okna:

pravidlá hromadnej korešpondencie

Zmeňte názov poľa: na Country_or_ Region a do políčka Compare to: napíšte USA. Ďalej pridajte nejaký text do políčok, kde sa hovorí Vložte tento text a V opačnom prípade vložte tento text.

V tomto príklade, ak príjemca žije v USA, dostanú do svojho listu text Veselé Vianoce, zatiaľ čo všetci ostatní dostanú správu Seasons Greetings.

Ako bude vyzerať, keď kliknete na tlačidlo OK a potom na tlačidlo Preview Results (Výsledky ukážky).

Pridajte správu Veselé Vianoce

Ďalej si všimnite časť Výsledky ukážky:

Časť výsledkov ukážky

Tu môžete kliknúť na tlačidlá so šípkami (ak je zapnutá funkcia Preview Results (Výsledky ukážky)) naľavo a napravo od čísla a listovať všetkými písmenami, ktoré budú odoslané. Týmto spôsobom môžete zaistiť, aby všetky vaše listy vyzerali tesne pred tlačou alebo e-mailom.

Poznámka: Voľba ponuky polí zhody v časti Pravidlá slúži na porovnávanie názvov polí v databáze s názvami hlavičiek v zozname príjemcov.

Ak chcete tiež ľahšie zistiť, kam ste do dokumentu vložili polia, použite tlačidlo Zvýrazniť zlúčené polia.

Zvýraznite polia

Je to prepínač, ktorý môžete podľa svojho uváženia zapnúť a vypnúť. Keď budete s listom spokojní, kliknite na ikonu Dokončiť a zlúčiť:

Dokončiť a zlúčiť

Mali by ste dostať túto rozbaľovaciu ponuku s tromi možnosťami.

Rozbaľovacia ponuka Dokončiť a zlúčiť

Vyberte možnosť Upraviť jednotlivé dokumenty, aby sa program Word spojil so všetkými písmenami do jedného veľkého dokumentu, na ktorý sa môžete pozrieť pred tlačou alebo odoslaním ako e-mail.

Ako vidíte, vytváranie listov formulárov pomocou programu Word už nie je fuškou, ako tomu bolo predtým, a môžete vytvárať a odosielať dokumenty rýchlo a ľahko. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte sa vyjadriť. Užite si to!